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前回、営業日報の問題点を目的から考えて説明しました。こんどは営業日報が機能するための方法について、いくつかの視点から考えて見たいと思います。

マネージャーのための営業日報ではなく、チームのための日報

マネージャーにとって営業日報はどのような役目を果たすでしょうか。

大切なことは、マネジメント対象のチームの営業活動が円滑かどうかを判定するための情報源であることです。

その情報源として必要な要素は以下の通りです。

  • 目標に対しての進捗状況
  • 進捗を阻害する要因の有無
  • 何がチームとして必要なのか(=何がマネージャのサポートになるか)

これらが判明すれば、チームマネジメントは最小限の要素で実施可能です。しかし、実際の営業日報はこれらの情報が読み取りにくいことがほとんどです。では、どうすれば必要な情報が読み取りやすい日報になるのでしょうか。

営業担当者が整理しやすい情報から考える日報

逆に、営業担当者から報告のしやすいものを考えます。これは報告の難しいものは難解な表現に陥ることが多いためです。報告しやすいものは、以下のような項目をあげることができます。

・いつ
・どこに
・何を目的
・どのような活動をしたか
・実際はどのような結果か
・次にすべきことは何か

しかしこのような分かりやすい要素は簡単に説明できても、実際はそれだけでは不十分な場合がほとんどです。さらに継続的に、書いてもらうようにするためにはどのようにすれば良いでしょうか。

きちんと日報を上げてもらうためにすべきこと

これらの営業日報を改善する方法は極めてシンプルです。フィードバックをすることです。

まず、さきほど述べたように必要な要素を最小限の文章で書いてもらい、正しいフィードバックができるようにすること。次にすべきことをハッキリと部下に指示できるマネジメントのリズムをつくることです。

そして、書いたことによって担当者が営業活動の成果にプラスになるフィードバックをすることです。限られた時間をやりくりしてチームマネジメントする必要がありますが、簡単なフィードバックをしてあげるだけで、日報を読んでもらえていることにによってメンバーの意欲が上がります。

もうひとつの解決策のひとつはITを活用することです

オススメ記事:間違えない営業力強化術:CRMを成功させるポイント(1)

CRMやSFAなど営業活動を支援するITツールをうまく利用し、正しい情報を簡潔にタイムリーに報告してもらい、都度アドバイスすることが合理的です。つまるところ「日報」という一日単位でなく「活動」単位でうまくコミュニケーションをとることで、総合的に営業活動を合理化していきましょう。

営業日報は日本の文化ですが、「紙」しか情報共有手段がなかった時代のものから存在するため、うまく時代の進化に合わせたアップデートがされていない状態です。

今やもっと便利なものが低コストで利用できるようになりました。ぜひ新しい仕組みにトライしてみてください!


【執筆者】 カイト合同会社 Co-founder & CEO 藤川 勝廣(ふじかわ かつひろ)
BtoB、BtoC問わず日本国内の多種多様な業種の企業様向けのSFA/CRM導入支援に携わる。クラウドブローカーの最大手 Cloud Sherpas でのシニアコンサルタントでの経験を経て、日本型と欧米型の導入手法を取得し、“しごとのしかたをかえる”をモットーに、SFA/CRMを「勘所を抑えて、腹落ちよく」日本企業で活用してもらうためカイト合同会社を設立し、特に中小企業向けに特化した導入サービスを提供している。

Web : http://kitebiz.net
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[著]Wingarc1st Official The BLOG編集部
本記事はウイングアーク1st株式会社の運営するThe BLOGに掲載された記事を許可を得て掲載しています。

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