みなさんは普段から仕事の効率について考えながらお仕事されていますか？
また、仕事の効率化について考えられたことはありますか？ 日本はよく、労働時間は長いけれど生産性は低い、と言われてしまっています。生産性を上げるための方法はたくさん提案されていますが、やはり一人一人がそこに意識を向けていくことが最大の対応策だと考えられます。
データのじかんは、データ活用に関わる情報を提供していますが、仕事の効率化についても常日頃から研究をしています。今回は、普段の業務で気にかけると良いポイントについてまとめてみました。みなさんの業務効率化の助けになればと思います。
今回は仕事の効率化に役立つ、と我々が考えている効率化術を二つご紹介します。
やらなくてはいけない仕事はいっぱいありますが、まず始めに自分自身の体調や気持ちと向き合うことが重要です。というわけで、効率化術の1つ目はスケジュールやタスクリストと向き合う前に、自分自身を向き合うという極めてアナログな方法です。
人間の体は目が覚めてから2～3時間ほど経過した頃が体のホルモンや、内臓の動きが活性化されるタイミングとなっていて、覚醒レベルが高まっている時間帯だそうです。
また、昼食後のすこし眠い時間を過ぎ、3時のおやつを食べる辺りからも同様に体は覚醒してきます。反対に普段睡眠を開始している時間帯の2～3時間前は体も休む準備を始めていますので、集中力を上げることが難しくなってきます。
もし思い当たることがあれば、集中して作業したい時と、会議の時間を意識して配置してみてはいかがでしょうか。
もう一つ１日の流れの中で集中力に関わる数字があります、 東大の島津明人准教授によると人間の集中力は朝起きてから13時間が限界とのことです。
日本人はそれこそ働きすぎだと言われていますが、通勤のため６時に起きているとすれば、午後の７時には集中力の限界を超えてしまい、効率が一気に落ちてしまいます。
もし思い当たることがあれば、残業はやめて明日に回してしまいましょう～！
人それぞれに仕事の進め方がありますが、１日の配分に加えて１週間や１ヶ月の流れにルールを作るのも一つの手です。たとえば、定例会議は月曜日に集中。水曜日は前日まで予定を入れず集中。毎月の第一営業日はチームでオフサイト、オフラインで創造的なワークショップ等々。
日々の仕事、タスクに追われていると自分自身の仕事の処理能力やキャパシティが見えなくなってきてしまいます。定期的なリズムの変化を作ることでリフレッシュしてあらたなアイディアがわいてくるかも知れません。
定期的にタスクや仕事量の見積を見なおすのももちろん重要ですが、普段の「追われている」状況を打開するためのリズムを作ってみてはいかがでしょうか。
続いて、仕事効率化術その2を見てみましょう。
続いては仕事を自分で作るとき、受ける時に、どのくらいの時間でできるか、という見積りをするかと思います。その際に役立つ考え方をいくつか紹介します。
上司から仕事を依頼されたとしましょう。タスクを見積する際には、依頼者の経験からの期待値、そして自分自身の楽観的な見積で期間が割り出されることがあります。それ自体は問題がないのですが、ここでは、タスクに対する単位を変えてみましょう。
タスクの見積りを見直すとは、「タスクの開始から完了までの間に行う確認の回数を増やす」ことです。当初の予定よりも時間がかかりそうだ、逆に当初思っていたよりも早く終わりそうだ、または、依頼内容が曖昧だったため、確認作業に手間がかかり思っていたよりも時間がかかかった、途中で作業が追加になった、などの状況に直面したことはありませんか？
もし思い当たることがあれば、タスクの納期までに複数回軽く確認を取る、というコミュニケーションを加えてみましょう。
会話することで、依頼した側と依頼された側の理解に相違がないかを確認できる上、軽いリフレッシュにもなり、もしかしたら新しいアイデアが生まれるかも知れません。
タスク化された仕事は、「Aさん、このタスクをお願いね」と依頼したり、されたりすることがあります。ここではタスクの粒度という単位を見なおしてみましょう。
タスクの粒度についてはいろいろ考え方があるのですが、ここでは1週間ほど作業時間がかかりそうなタスクを分解してみます。
分解の仕方としては、以下のようなやり方があります。簡単なタスクでも、ルールに従って再分割することで、効率的なタスク運用ができるようになります。
1. 一日で出来る作業単位に分ける – これはレビューのタイミングなどに合わせると良いと思います。
2. 成果物の単位で分ける – 一つのタスクでも複数の資料やグラフを作るので、その作業により分けてみると良いと思います。
3. 優先度・難易度で分ける – こちらは上記の分割方法に加えての指標となりますが、一人では難しい作業を洗い出しておくことで全体の効率を上げることが可能です。
少し手間がかかるかも知れませんが、分割はタスクのもつ想定外の難しさを洗い出したり、さらに分担しなおしたりする際に有効です。
この方法は、1週間以上かかる中期、長期的なタスクには特に有効ですので、ぜひお試しください。
これは前半に述べた集中力にも関わる内容です。
ITの普及もあり、みなさんのまわりでビジネスを進めて行くにはどうしても複数の作業を同時にこなすような「マルチタスク」が求められてきます。たとえば、電話をしながらメールに返信をしたりついついしていませんか？
そして、そんな風に仕事をしていると、とにかく手を動かし続けている感じがあるため、なんとなく効率的に仕事をしている気になるかも知れません。しかし、米科学誌ニュー・アトランティスの上級編集者クリスティーン・ローゼン（Christine Rosen）が2008年に発表した記事「The Myth Of Multitasking（マルチタスクという神話）」によると、で、マルチタスクをしている時の方が、シングルタスクに集中している時よりもストレスホルモンが分泌されやすい、と主張しています。
また、ある研究によるとマルチタスクは生産性を最大40%も下げてしまうそうです。実際の所、人間は基本的にマルチタスクができないため、マルチタスクをしているつもりでも、「スイッチタスク」を行うことで、瞬時に仕事脳の中身はシングルタスクに切り替わっているそうです。
そうすると、一つの仕事に対する集中力は上がりにくい状況になってしまいます。適度なタスクのスイッチは気分転換にもなりますが、これが頻繁に起ると逆にストレスになってきます。
逆にシングルタスクを心がけるようにすれば、以下のような効果もあがってきます。
もし、思い当たることがあれば、少し集中できる時間を増やしてみてはいかがでしょうか。
今回は仕事の効率化に効果的な2つの処方箋を紹介しました。業務を効率良くこなすためのツールも重要ですが、まずは体と心が最大限に活動できる下地をつくってみてはいかがでしょうか？
あと、シンプルながら効果的なのは、常に楽しい気持ちで仕事することを心がけることです！大人になってからの人生の大部分を費やす仕事ですから、出来るだけ楽しい気持ちで今日も頑張りましょう！
［著］Wingarc1st Official The BLOG編集部
本記事はウイングアーク１ｓｔ株式会社の運営するThe BLOGに掲載された記事を許可を得て掲載しています。
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