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これによると、Emailを導入すると組織ごとに平均して40%も紙の消費量が増えたそうです。紙の持っている特性(薄い、軽い、曲げやすいなど)によって、私たちは紙を掴んだり携帯したり筆記用具で書き込んだりできます。このような紙の「アフォーダンス(環境が動物に対して与える「意味」のこと。Wikipedia参照)」に取って代わるIT機器は、いまだに登場していません。その結果、ペーパーレスを導入しても紙の利便性に勝つことができず、仮にペーパーレス化が実現しても、逆に効率を下げてしまうのです。IT機器が上記のような紙のアフォーダンスを持たない限り、紙がオフィスから消えることはないというのが、このペーパーレス・オフィスの神話なのです。

とはいえ、現在はタブレットなどの端末が普及し、タッチパネルを用いた簡易的な操作が可能です。紙ほどの利便性とは言えないまでも、2003年当時と比べればペーパーレスの敷居は下がっていると言えます。

ペーパーレス化を進めるには具体的な目的が必要


会社でペーパーレス化を実現するには、目的を明確にすることです。ペーパーレス化はあくまでも「手段」であり、目的のないペーパーレス化プロジェクトは、「紙」というアフォーダンスを持つ強力なツールを手放すだけであり、業務効率化には繋がらないでしょう。

そこで、ペーパーレス化を取り入れる前に、ペーパーレスを導入することで「どんな課題が解決されるのか」「メリットは何か」などを組織内のメンバーに説明し理解を求める必要があります。紙を志向する従業員をいかにIT機器に移行させるか。これには明確な理由が必要となります。ここは総務・IT担当者の腕の見せ所となるでしょう。

参考:ペーパーレス化を実現するためのツール


ところで、ペーパーレス化を実現するためには、ペーパーレスに特化した会議システムを導入するという方法があります。主なサービスとしては、「SmartSession」や「WebコアConference」「moreNOTE」などがあります。データを保管するための「Dropbox Business」や「OneDrive for Business」などのオンラインストレージが必要になるでしょう。初めから社内のメンバー全員がツールを使いこなすことは難しいかもしれませんが、メンバー同士、協力しながらペーパーレス化を推進していきましょう。

もっとペーパーレスに関する記事を読みたい方はこちらからどうぞ。

 

【参考記事】
 日本製紙連合会 _ 製紙産業の現状 _ 紙・板紙
 ペーパーレスによる業務効率化は「神話」なのか (1_4) - ITmedia ビジネスオンライン
 ペーパーレス・オフィスの神話 | 日本ユニシス(PDF)
 ペーパーレス化のメリット・デメリットを徹底解説| S-cubism

(安齋慎平)


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