仕事を効率化したい、という声はいつもどこかしらから聞こえてきている、心の叫びというか、心の声というか、永遠の課題というか、そういうものですが、そもそも「仕事の効率化」とはどういうことなのかを冷静になって考えてみると、下記のような要素が抽出できるかと思います。

• 多くの仕事を素早くこなしたい
• 仕事を効率化してどんどん片づけたい
• 仕事量が多すぎて何から手をつけたらいいか分からない

では、そのような場合どのようにすれば良いでしょうか。その解決策のひとつが、タスク管理を見なおすことにあります。

テクニック1：タスク管理の場所は1カ所に作る

みなさんのタスク管理はどのように行われていますでしょうか？

メール、タスク管理ソフト、Excelなどの表計算ツール、はたまた付箋やメモなど様々な方法があるかと思います。

これらを一つにまとめてみましょう。タスクの順番や取り組むべきボリュームが明確になります。

どのようなツールにまとめてば良いかについては、人それぞれですが、まずは一つのExcelシートやノートにまとめるところから始めると良いでしょう。ポイントとしてはすぐ見られる場所や変更できることが重要です。Excelシートで管理する場合も常にPCにアクセスできない場合は最新版を印刷して持つと良いでしょう。スマホ用のTo-Doリスト管理アプリなんかも数多く出回っているのでそこらへんを活用してみるのも手です。

テクニック2：タスクの期限を2つ作る

タスク管理を行っていると、期限を見なおして延期したりすることがあります。タスクの優先順位や重要度を考えるとそれは仕方のないことですのでが、その期限本当に伸ばして大丈夫でしょうか。たとえば期限自体をタスク完了までの時間の見積から決める場合もあれば、どうしても遅らせられない提出期限から決定している場合。この2つにおいて期限の意味合いは多く異なります。

そこで実践したいテクニック2つめは、タスクの期限を2つ作る事です。では、どのように期限を2つ作れば良いでしょうか。お勧めはさきほど例に書いた2つになります。

1. タスクを作成した時点から終わらせられそうな期限
2. これ以上遅らせられない期限

そして、もうひとつポイントがあります、タスクを作成してからこれらの期限は延期してはいけません。まず、タスクの処理が遅れていることが明確になりますし、タスクが完了した時にその日付を記録して振り返ってみることでタスク完了への見積方法を見直せるようになります。

テクニック3：タスクの優先度や重要度のランクを4段階で作る

タスク管理において、まずはどれから手をつけていくか優先度や重要度をランク付けしている人も多いかと思います。これらのランク付けは大量のタスクを処理するにあたって同じ期限内にどの順序で進めていくかの参考にしたりできるのですが陥りがちなのがランク付けに、高中低の3段階で設定して中間を示す「普通」がほとんどを占めてしまいランク付けの意味がなくなることです。

そこでお勧めのテクニックが「タスクのランク付けを4段階にする」です。

たとえば、

1. 高い
2. 少し高い
3. 少し低い
4. 低い

これにより、日本人がもっとも選びがちな真ん中「普通」がなくなることで、多くのタスクの処理の順番などを考える上でのランク付けが意味をなすようになります。

［著］Wingarc1st Official The BLOG編集部
本記事はウイングアーク１ｓｔ株式会社の運営するThe BLOGに掲載された記事を許可を得て掲載しています。

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