「BI（Business Intelligence）ツールを活用するイメージが持てた！　導入してみたい！　でもどうやって導入していけばいいんだろう？」

前回の記事では「BIツールのユースケース」を紹介しました。皆さんも自社で活用してみたいと感じているところではないでしょうか？

この記事では、BIツールのコンサルタントとして多くの会社を支援し、自身がデータアナリストとしてデータ活用をしてきた経験を活かして、BIツールの導入方法を紹介します。

過去の失敗例を教訓に成功の秘訣をご紹介します。

選定に一番大事なことはなにか？

BIツールを選定するときのわかりやすい判断軸には、「予算とライセンス体系」があります。

利用者1人ずつに課金する「ユーザーライセンス」の形を採用するものが多いので、全社員に展開することをマストにする場合はライセンス利用料がかからないBIツールを選択します。一方で、機能を重視しつつも予算の制約が大きい場合は、全社員への展開を諦め 、アウトプットをメールで配信するような方法をとって、高機能なBIツールを選択することが多いです。

このように「予算とライセンス体系」は運用上のポイントではあるものの、BIツールの導入で一番大切なことは「自社の環境にあったツールを導入すること」です。いくら高機能なBIツールを導入しても、活用する目的に合わないと宝の持ち腐れとなってしまいます。

各種のBIツールの特徴についてはBIツール研究所のYouTubeをご覧ください。
https://www.youtube.com/channel/UCElyJ5Z_1mQWpUWLjs2-gaQ

BIツール導入の流れ

導入までの大まかな流れを表にしました。私の経験上、導入の開始から終了まで3～5ヶ月かかることが多いです。

製品選定

まずは製品選定です。最低限考慮したほうがよい内容をまとめました。この6項目を確認するだけでも、導入の成功確率がグッと上がります。

試使用

次に試使用です。可視化表現力や開発のしやすさなどを、実際にツールを操作しながら確かめていきます。ポイントは3点あります。

操作のストレス

機能の良い悪いではなく、使いやすいかという観点で、操作にストレスを感じるかどうかを確かめるとよいです。BIツールは データをグラフで何度も可視化していくので、どれだけ手に馴染むかで作業効率が変わってきます。少しでも使いづらさを感じたときは、慣れると解消されそうか、継続的に業務するのが大変そうかを確認しましょう。

データ接続の設定

BIツールの導入でよくある失敗は、テストデータの接続は成功しても実際の本番データの接続が上手くいかず、導入計画が大幅に崩れることです。そのため、この試使用の期間中に本番データの接続の設定を済ませておきましょう。

試使用時間の確保

BIツールの試使用期間は、2週間 ～1ヶ月が多いです。データを分析する人は多忙な場合が多く、まとまった時間を確保するのが難しいケースがあります。きちんと予定しておかないと、大抵の場合、試使用期間に検証を終えることができません。試使用が開始されたら最初の1週間で完了するくらいの気持ちで時間を確保しましょう。

社内稟議

会社の慣習やルールによって異なりますが、多くの場合、導入には社内での承認や説明が必要です。製品選定時のチェック項目の比較や試使用により期待する効果が発揮できそうだということが確認できたら、社内稟議を通しましょう。導入稟議書によく出てくる構成要素をまとめてみました。

このBIツールの連載記事を読んで頂ければ、どの要素もスムーズに記載できると思います！

初期導入

そしてメインプロセスである初期導入です。これまでの準備がきちんとできていれば、スムーズに完了できます。

ポイントは「一発で完成させようとしないこと」です。BIツールのアウトプットは数値の計算式というロジックと、グラフの見せ方というデザインからできています。

計算式の難しいところは人によって言葉の定義が違うことです。同じ「売上」という数値の集計でも、セールスの人は「新規商談に絞った売上」を、経営メンバーは、「全社の総売上」を見たいというように、言葉の定義 が揃っていません。そのすり合わせを行う必要があります。

またグラフの見せ方についても、職種や人によって見やすさに違いがあるため、レビューをこまめに実施することをおすすめします。

全体像をつかんで、失敗に注意しながら進めよう

いかがでしたでしょうか？ここではBIツールの導入方法をご紹介しました。多くの予算と時間をかけるBIツールの導入についてかなりマニアックな記事を書けたと思います。

BIツールの導入は一大事業で、成功への期待はとても大きいものです。導入終了までの全体像をつかみ、失敗を防ぐための視点をもって進めてみてください！

ご不明 点やご相談などがありましたら、BIツール研究所のTwitterや各メンバーへDMなどでご連絡ください。次回以降の記事ではBIツールの活用方法について紹介していきます。

BIツールのアハ!体験③データから課題発見！

ある大企業の製造業のお客様では、これまで部署単位で部品の発注をしていましたが、BIツールで社内の部品発注データを可視化しました。部品ごとにグルーピングすると、同じ部品でも部署によって発注金額がバラバラなことが判明しました。全社のデータを統合して一元管理するだけでもコストの見直しができたと喜んでもらった経験でした。