フォルダ・ファイルが多すぎて目当ての資料が見つからない……。無規則に名付けられたファイルが乱立していて、最新版をすぐに参照できない。
みなさんも、このような事態に直面した経験が一度はあるのではないでしょうか？
上記の問題が起こるのは命名規則を始めとしたファイル整理のルールがない、もしくは守られていないからです。
この記事ではファイル名命名において守るべき5つの鉄則をご紹介。実行すれば数時間に及ぶタイムロスだけでなく、ムダな作業による精神的疲労も減らせます！
ファイル名は「日付_大分類_小分類」で名付けるのが基本です。
例：20190910_提案資料_A社
最初に日付を設ける理由は「バージョン管理のため」と「一覧性のため」です。日付を最新の更新日時とすることで最新の日付＝最新のバージョンとなります。バージョン管理は「01_提案資料_A社」のように枝番で行われることもありますが、日付による管理のほうが合理的。枝番には日付のような固有性がないため、同じ番号のファイルが乱立する可能性が高いからです。同じ日に同種の資料をいくつかつくった場合は最後にバージョン名を追加しましょう。また日付を先頭にすることで「去年の〇月ごろにつくった資料を参照したい」といった際、当たりをつけて資料を見つけやすいです。
そのあとは「大分類_小分類」の順でファイル名をつけましょう。大分類・小分類に何を当てはめるかは何を基準として資料をまとめるかによります。例えば以下のような例が挙げられるでしょう。大分類と小分類は入れ替わることもあります。
| 大分類 | 小分類 | 例 |
|---|---|---|
| 資料の役割 | 企業名 | 提案書_A社 |
| 資料の役割 | 制作者 | 提案書_山田 |
| プロジェクト名 | 資料の役割 | プロジェクトB_提案書 |
| イベント名 | 資料の役割 | イベントC_提案書 |
これまでファイルは細かくフォルダで分類して整理していたという方も多いでしょう。
例えば「プロジェクトB>A社>提案書>山田作成>ファイル」のように格納するパターンです。この方法は一見合理的なようですがファイル名ではなくフォルダ名で分類されるているため、検索性や一覧性が落ちてしまうという問題が生じます。
そのため、作成するフォルダは前述の大分類をさらにまとめる1～2階層にとどめ、基本的にはファイル名で資料を管理するべきです。
ファイル名は長くならないように注意してください。
長いファイル名は「…」と省略して表示されるため一覧性を著しく失いますし、省略されなくても一目でファイルの概要を把握しにくくなります。全角・半角の文字がどれだけ使われているかで限界は異なりますが、おおむね30字以内を目安とすると良いでしょう。
「株式会社」「有限会社」「様」などは削り、極限までシンプルにするのがコツです。前述の例で便宜上書かれている「社」「プロジェクト」「イベント」もいりません。提出時に外部に出せる名前に改名すればよいのです。
ちなみに「C:\Program Files」といったパスの名前も含めた文字数の上限はWindowsの場合259文字です。
ファイル名命名で忘れてはならないポイントが検索性です。「あのファイルはどこだっけ……？」と迷った際ヌケモレなく検索できる仕組みを設けなければなりません。
例えば「DoCoMo」のように大文字と小文字が組み合わさった単語をファイル名に含める場合、その入力規則も定めておいた方が良いでしょう。基本的には正式名称で記入するルールにすればひらがな・カタカナ・英語の表記が混在する事態も防げます。
また、ファイル名に任意のキーワードを設定するタグという機能も検索性アップに役立ちます。「重要」「提出日○○」などファイル名に収まらない特徴はタグに含めましょう。具体的なタグの設定方法は以下の通りです。
タグが一覧にない場合は、「名前」「更新日時」などが並んだ列を右クリックし「タグ」にチェックを入れることで表示させられます。
ファイル名には使えない記号・文字列もあります。その内容を把握して使えない場合はどうするのかをルール化すれば表記がバラバラになることを防げます。
ファイル名に使えない文字列・記号は以下の通り。
区切りに記号は基本的に「-」か「_」を使いましょう。
また、物理的に使えないわけではありませんが「半角のカタカナ」「全角の英数字・記号」「.」（ピリオド）もファイル名には使わないでください。文字化けが起こったり拡張子として認識されたりといったトラブルの種となるからです。
ファイル名命名の5つの鉄則をご紹介しました。
ファイル名がバラバラでも仕事をこなすことは可能ですが、ちょっとした手間が積み重なって大きな時間のムダとなります。面倒でも命名規則を設定してそれを守り通す方が結果として仕事が捗るはず。
よりタイムロスを減らしたいならBIツールの活用やエクセルの見直しについてもチェックしてみてください！
（宮田文机）
メルマガ登録をしていただくと、記事やイベントなどの最新情報をお届けいたします。
30秒で理解！インフォグラフィックや動画で解説！フォローして『1日1記事』インプットしよう！
