営業部隊をマネジメントする上でよく使われる道具として、日本の営業文化を象徴するものとして営業日報があります。

しかしながら営業日報には様々な不都合が発生する場合があるようです。今回はそういったよくある営業日報の扱い方についてまとめてみたいと思います。

マネージャーから見たよくある不合理

タイムリーではない

毎日決まった時間に提出することを義務付けているにもかかわらず提出が遅れたり、提出されないことがある。

何を書いているのかわからない

ダラダラと文章が書かれており、レポートというより作文になっている。問題が発生しているのか、うまくいってるのかわかりづらい。

人によって書き方がバラバラで整理に時間がかかる

作文力の差があるのか、同じフォーマットを使っても書き方が統一されておらず組織の課題としてまとめなおすのに時間がかかってしまう。

担当者から見たよくある不合理

提出しても意味が無い

せっかく問題提起や相談事を書いているのに上司の反応が薄い。また反応がないことを評価されないととらえてしまい余計な仕事がだと思えてしまう。

書いてほしいことがわからない

毎日話をする時間があるのにわざわざ書かせる意味がわからない。それほど特別なことが毎日起こるわけではないので書くこともない。

書くのが苦手

文章を書くことに苦手意識があることもあり、とりあえず書けといわれても困る。

日報の目的を考えると

さて、報告書を書く方と読む方、両者の視点でまとめてみましたが、覚えのあることもあるのではないでしょうか。そもそも日報の目的とは何でしょうか。

まず、日々起こっている事象を報告することに他なりませんが、科学実験のレポートではなくビジネス上で必要な「事実」の報告をすることが目的の第一段階となります。ですので、「ビジネス上で必要な事実の報告」とは何を指すのかを考えることで、営業日報を意味のあるものにしていきましょう。

すべての活動は目的を達成するために行っているはずですが、営業活動の目的の一つは売上目標の達成です。売上目標達成に必要な計画と行動を営業担当者は日々実施しています。そこで計画と違うことが発生すればそれを変更し対策を施す必要があります。その中には個人では収束できず組織全体に影響を及ぼすことも発生します。こういった課題を見いだすための報告ごとが営業日報になるのです。

もうひとつ別の視点で見てみると営業計画がなければ報告もただあったことを報告しているだけに過ぎず、何をどう扱う必要があるのかという視点が不足したものになってしまい、内容や書き方がぶれてしまいやすくなります。これはどういった状況をしめしているのでしょうか。

営業日報が機能しない組織の特徴

営業日報が機能していない組織には、目標、計画、振り返りのアクションが定義されていないことが多いのが特徴です。決めるべきことを決め、実際のアクションにつなげるなかで具体的にどのようにすれば営業日報が有効になるのでしょうか。

次回はこの具体策について説明してみたいと思います。

【執筆者】
カイト合同会社 Co-founder ＆ CEO　藤川 勝廣（ふじかわ かつひろ）
BtoB、BtoC問わず日本国内の多種多様な業種の企業様向けのSFA/CRM導入支援に携わる。クラウドブローカーの最大手 Cloud Sherpas でのシニアコンサルタントでの経験を経て、日本型と欧米型の導入手法を取得し、“しごとのしかたをかえる”をモットーに、SFA/CRMを「勘所を抑えて、腹落ちよく」日本企業で活用してもらうためカイト合同会社を設立し、特に中小企業向けに特化した導入サービスを提供している。

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［著］Wingarc1st Official The BLOG編集部
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