紙文書を電子化するだけがペーパーレス化ではない。デジタル文書の専門家「文書情報管理士」とは？

「紙の保管コスト削減」「情報共有による業務効率化」「地球環境への貢献」など、
紙文書をペーパーレス化することによる企業のメリットは非常に大きなものです。

しかしながら、「ペーパーレス」という言葉は昔から言われ続けているにも関わらず、今なお多くの企業で紙文書のペーパーレス化はあまり進んでいないのが現状です。

ペーパーレス化が進まない要因は多数ありますが、その要因の一つが人材です。企業内で扱う文書は多種多様であり、企業内の業務だけでなく法制度とも密接に関わっています。企業内の文書をペーパーレス化するには関連する業務の知識と同時に、文書に関わる法制度の知識も必要となります。もちろん文書を電子化するための技術も必要となります。これらに関連する知識や技術をバランスよく管理、推進できる人材の確保がペーパーレス化を成功させるための大きなカギとなります。

はたしてそんな人材はいるのでしょうか？それが「文書情報管理士」です。

文書情報管理士の定義

文書情報管理士資格を認定している公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以降 JIIMA）の公式サイトには以下のように定義されています。

 “公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認定する資格試験で2001年から実施しています。上級・1級・2級の3つのクラスがあり、現在累計で約12,000人以上が資格を取得しています。主にオフィスで取り扱う文書類、帳票類、伝票類、技術資料、図面などの紙文書をコンピュータの画面で見ることができるようにするためにスキャナ保存したり、また大量の書類を効率よく安全に長期保管するためにマイクロフィルムに撮影したりするための技術と関連する法律、規格などの知識をを検定する資格です。
　文書情報管理士検定試験受験に必要な知識の中には、文書の作成から保管、廃棄までの過程（文書のライフサイクル）や、企業の各部署ごとに作成される書類の種類と役割、文書保管にかかわるさまざまな法律、メールなどのコンピュータネットワーク上で取り扱われる文書の数々の仕組みや取り扱い方法などがあります。特に新入社員の方には一般常識として大変重要なものが多く含まれます。
　文書情報管理士は、書類の最適な電子保存の方法を理解し、文書の大切さを伝えるエキスパートのための資格です。”

つまり、文書情報管理士とは、オフィスで扱う紙文書の電子化や、電子文書を安心・安全に保存管理するための技術と関連する法律、規格などの知識を有する専門家ということになります。

文書情報管理士が必要とされる場所

文書情報管理士が活躍する代表的な場所としては以下のような組織があります。

• 紙文書の削減を検討している企業や部門
• ファイルサーバーに置かれた電子文書ファイルの管理活用を検討している企業や部門
• 官公庁・自治体の電子化業務の入札に参加を検討している企業

ではなぜ、上記のような組織で文書情報管理士が必要となるのでしょうか？

前述したように、企業内の文書を電子化する場合、業務における文書管理、法制度、電子化技術の面での知識が必要となります。文書情報管理士であれば、これらすべての面を考慮しながらペーパーレス化を推進するキーマンとしてあるいはキーマンの補佐役として活躍することが可能です。

まとめ

ペーパーレス化は単に紙文書を電子化して終わりではありません。

電子化した文書を業務の中で効率よく活用することにより、電子文書の価値を最大化することが可能となります。経験豊かな文書情報管理士であれば、具体的な事例を元に文書の価値向上の具体的な施策を提案することもできるでしょう。

紙文書の電子化や電子化された文書の活用に対する価値認識が高くはない状況の中で、その価値を伝えながら顧客に適切な提案を行っていくことが、文書情報管理士の重要なミッションの一つともいえるでしょう。