【2022最新】改正電子帳簿保存法の対応法とは?
システム選定の要点もあわせて解説!

2022/1より改正電子帳簿保存法が施行されましたが、電子取引要件の紙保存措置廃止については、2021/12に国税庁より2年間の宥恕(ゆうじょ)措置が公表されています。この状況下で2年間の宥恕(ゆうじょ)期間があるものの、電子帳簿保存法にどのように対応していけばいいのか?当記事では、電子帳簿保存法の概要や改正のポイント、システム導入の必要性や導入時のポイントまでご紹介します。

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2022/1より改正電子帳簿保存法が施行されました。一方で、電子取引要件の紙保存措置廃止については、対応が間に合わない企業が多数存在したことから、2021/12に国税庁より2年間の宥恕(ゆうじょ)措置が公表されています。

この状況下で「2年間の宥恕(ゆうじょ)期間があるものの、電子帳簿保存法にどのように対応していけばいいのか?」と困惑する経理担当者も多いのではないでしょうか。

そこで当記事では、電子帳簿保存法の概要や改正のポイント、システム導入の必要性や導入時のポイントまでご紹介します。

電子帳簿保存法とは

最初に電子帳簿保存法の概要について解説します。

法律の概要

電子帳簿保存法とは、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」とする、電子的に帳簿や書類を保存してもよいと認めた法律です。税法に属する法律であり、国税関係帳簿書類などを電子的に保存する際の保存方法を定めています。

1998/1に施行されて以降、世間のペーパレス化の需要にこたえる形で改正を繰り返してきました。2022/1に改正法が施行されたものの、改正法の一部要件への対応が難しい企業が多かったことから、一部要件に対して2年間の宥恕(ゆうじょ)措置が実施されています。

要件の区分

上述の通り、電子帳簿保存法は国税関係帳簿書類などに対して適用される法律です。対象とする国税関係帳簿書類などを4つに分類することで、以下の4つの要件があります。各要件を満たした保存が必要です。

  • ・国税関係帳簿の要件
  • ・国税関係書類の要件
  • ・スキャナの要件(決算関係書類を除く国税関係書類に対して、紙を電子化する場合に適用される要件)
  • ・電子取引の要件(国税関係書類以外の書類を電子取引した場合に適用される要件)

電子取引要件とは

2022/1に施行された改正法の影響で、電子帳簿保存法の4つの要件の中で電子取引要件に注目が集まっています。後述で電子取引要件に注目が集まっている理由を紹介するため、前提知識として電子取引要件の詳細を解説させてください。

電子取引要件では、電子取引で授受した取引情報の保存要件を定義しています。電子取引の例は以下の通りです。

参照:令和3年度 電子取引要件 改正ポイント|ウイングアーク1st (wingarc.com)
  • ・メールに添付された請求書の授受
  • ・電子契約サービス経由でのNDAの授受
  • ・電子FAX経由での注文書の授受
  • ・ECサイト上で商品を購入し、領収書をダウンロード
  • ・EDIシステム経由で取引情報の授受 など

電子取引で受信した取引情報だけではなく、送信した取引情報も保存が必要な点がポイントです。この電子取引で授受した取引情報に対して以下の要件順守が求められています。

  • ・書類の備え付け
  • ・見読可能装置の備付
  • ・可視性の確保
  • ・真実性の確保

書類の備え付け

自社開発のシステムを利用する場合に、当該のシステムの概要説明書の備え付けを求める要件です。

見読可能装置の備付

電磁的記録を整然とした形式、かつ、明瞭速やかにディスプレイ画面などに出力することを求める要件です。

可視性の確保

主要三項目(取引年月日、取引先名、取引金額)での項目検索や範囲検索、複数条件検索ができることを求める要件です。

真実性の確保

以下いずれかの手法を用いて、真実性の証明を求める要件です。

  • ・タイムスタンプの付与
  • ・訂正削除が考慮されたシステムの利用、または訂正削除ができないシステムの利用
  • ・事務処理規定の整備

2022/1の改正ポイント

2022/1に改正された電子帳簿保存法のポイントを紹介します。電子帳簿保存法全体を通じて要件の緩和が実施され、国税関係帳簿書類の電子化が実施しやすくなっている点が特徴的です。一方、一部の要件では担保措置が設けられていますので注意してください。

紙保存措置が廃止

電子取引要件で取引情報の紙保存措置が廃止されました。つまり、2022/1以降は電子取引で授受した取引情報は電子保存する必要があります。国税調査時などで対応の不備が指摘された場合、青色申告の承認取り消しリスクがありますので注意が必要です。

この紙保存措置廃止により、青色申告の承認取り消しリスクが各社で危惧され、改正電子帳簿保存法の中で電子取引要件に注目が集まりました。

注目が集まる一方で、2022/1までに対応が間に合わない企業が多数存在したことから2021/12に公表された税制大綱上でこの紙保存措置廃止について2年間の宥恕(ゆうじょ)措置が設けられています。

したがって、当面の間は税務調査時の提出資料として取引情報を書面で提出しても問題ありません。ただし、2024/1以降は紙保存措置が廃止されますので、早期の対応が求められます。

事前承認が不要

2022/1以降、電子帳簿保存法の各要件を始めるにあたり、税務署への申請及び税務署長の承認が不要になりました。2021/12以前までは開始90日以前に申請が必要であったため、電子帳簿保存法への対応がしやすくなっています。

タイムスタンプ付与が一定条件で不要

電子帳簿保存法スキャナ保存要件で、訂正削除が考慮されたシステム または 訂正削除ができないシステムを利用して文書を保存する場合には、真実性の要件を満たすためのタイムスタンプ付与が不要になりました。

タイムスタンプを付与する際にコスト負担が大きく、スキャナ保存要件への対応が見送られる場合が多かったことから、今回の改正によりスキャナ保存要件に対応がしやすくなっています。

優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置

参照:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

一定の要件を満たして国税関係帳簿を保存し、適用届出書を所轄税務署長に提出することで、優良な電子帳簿に記録された事項に対して申告漏れがあった場合に、過少申告加算税が5%控除される制度が創設されました。

5%の控除は税制的なメリットが大きいものの、優良帳簿を取得するための要件が厳しいため実現可能性は低いと考えています。なぜなら、優良帳簿を取得するためには、企業所有の帳簿すべてに対して要件をクリアする必要があるからです。

各企業で管理している多数の補助簿に対しても要件を満たす必要があり、現実的ではないのです。対象とする帳簿については、一問一答など国税から公表されている情報には記載がないものの、国税局に直接電話で回答を求めたところ、上記の旨で回答があったことから情報の信頼性は高いと考えています。

より正確な情報を求める場合は所轄の税務署へご相談ください。

改正電子帳簿保存法への対応はシステムを利用がおすすめ

2023/10施行予定のインボイス制度など、将来の法対応を見据えると、宥恕(ゆうじょ)措置が設けられた今が、システム導入のチャンスと考えています。以下では、システムの導入のチャンスであると述べる理由を解説します。

電帳法対応はシステムを導入しなくても対応は可能だが、現実的に困難

2022/1に改正された電子帳簿保存法への対応は、システムの導入をしなくても対応可能です。例えば、電子取引要件への対応であれば、導入済みのファイルサーバー上で可視性や真実性の要件への対応も理論上は対応可能でしょう。

ただし、文書をファイルサーバー上で長期間保存し、かつ、法要件を満たすようにフォルダ構成や事務処理規定を整備し続けるのは現実的に困難です。規模が大きな企業ほど対応が困難でしょう。

電子帳簿保存法以外の用途で利用可能

たしかに電子帳簿保存法など、法対応のみ目的としてシステムを導入するのは費用対効果の側面で憚られる企業が大半ではないでしょうか。

この点、世間で法対応に活用されるシステムの多くが業務効率化を目的としたシステムですので、業務効率化を目的としてシステムを導入し、1つのゴールとして法対応実施すると整理するとシステム導入のハードルがグッと下がります。

例えば、業務効率化を目的としたシステムを導入することで、以下のような活用が可能です。法対応をあくまで1つのゴールとし、その先の業務効率化を含めたシステム選定をしましょう。

  • ・OCRによる帳票の電子化
  • ・書面から電子化した文書情報を基幹システムへ自動連係・登録
  • ・電子化文書のシステム上への自動振り分け
  • ・電子化された文書の相手方企業への自動配信など

2023/10のインボイス制度を見据えると文書管理の効率化が求められる

2023/10に施行予定のインボイス制度は、請求書に記載された事業者番号の仕訳作業や請求書のレイアウト変更など、工数のかかる作業が発生する見込みです。

したがって、請求書をはじめとする帳票の電子化、および、効率化を実現しなければ、2023/10以降に業務負荷が上がるリスクがあります。つまり、将来の法対応や業務効率化を見据えると、宥恕期間が設けられた現在がチャンスであるといえるでしょう。

2022/1電子帳簿保存法対応のシステムの選び方

ここまでの話を踏まえて、2022/1改正の電子帳簿保存法対応をする際のシステムの選び方を解説します。

JIIMA認証を取得しているか

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会により発行されるJIIMA認証を取得したソフトウェアを利用すれば、電子帳簿保存法対応ができます。したがって、導入予定のシステムがJIIMA認証を取得しているかが1つの評価軸となるでしょう。

ただし、JIIMA認証は電子帳簿保存法の特定要件に対して、システムを特定方法で利用する場合に電帳法対応ができると認証を与えるものであるため、自社で利用を想定していた方法とJIIMAの認証方法が一致するか、確認が必要です。

OCRなどペーパレス促進の機能を搭載しているか

導入予定のシステムが業務効率を向上させる機能を搭載しているか確認が必要です。例えば以下の機能が搭載されているか確認しましょう。

  • ・OCRによる帳票の電子化
  • ・ファイル名やファイルの属性上による文書の自動仕分け
  • ・帳票のWeb配信など

他システムとの連携を見据えWeb APIが利用できるか

文書は分散していると業務効率をあげにくいため、1つのシステムで集中管理すると効率的です。したがって、利用するシステムがWeb API経由などで帳票を移動させることができるかなどが評価軸となるでしょう。

古くからサービスを提供している一部のシステムであると、当初の設計思想に他システムとの連携を想定していなかった場合があり、Web APIの提供をしていないケースが散見されます。システムを評価する際に確認がおすすめです。

将来への対応を見据えたシステムの導入がおすすめ

2022/1の改正電子帳簿保存法対応をする際に、電子取引要件の紙保存措置廃止に注目が集まりがちですが、スキャナ保存要件など他要件でも大幅な緩和措置が実施されている点にも注目ください。

電子取引要件の対応と変更してスキャナ保存要件など他要件への対応もスコープに含めて対応検討していくとよいです。宥恕(ゆうじょ)措置を好機と捉え、業務効率化を推進していきましょう!

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