MotionBoardのボードを色々と作成していくと、だんだんと管理が煩雑になっていきます。これを解消するために、ボード管理をしていく上で知っておいたら良いポイントをテーマにいくつか書いていきます。

今回は本番用ボードの運用管理がテーマとなります。

フォルダー管理について

ご存知のように、ボードはフォルダーを使用して階層管理ができます。まずは画面を確認してみましょう。

画面上部のスタートナビをクリックすると、フォルダーが左側にツリー状に表示され、右側には選択されているフォルダー内のボードがサムネイル付きで表示されます。よくよく見ると、フォルダー名の左側のアイコンの色がいくつかありますね。

黄色の「マイボード」は、バージョン 5.5から追加されたアイコンですが、これはユーザー専用フォルダーを示します。自分だけにしか表示されず、自分だけで作成、検証するために使用するフォルダーとなります。なお、管理者からは「マイボード (全ユーザー) 」として見えます。

黒の「ボード」はルートフォルダーです。名称も変更できませんし、全てがこの下にツリー状でつながっていきます。

一番よく使用するのが青のフォルダーです。誰もが中身を確認することができ、自分の権限によって読み書き、また閲覧することが出来ます。

そして、赤のフォルダーは権限設定がされているフォルダーです。閲覧ができるユーザーを設定したり、読み書き権限を持っていたとしても閲覧しかできないように制限を掛けることもできます。

なお、全てのフォルダーに関連して、そのフォルダー内のボード数が数字で右側に表示されます。さらに、階層化されていると、その配下の数とそのフォルダーにある数が表示されます。
また、サムネイル表示は、新たに追加されたボードにはnewの表示が、7 日間以内に更新があった場合 (初期設定の場合、任意に変更が可能です )にはupdateの表示がつきます。似たようなボード名の際にどちらが新しいかが確認できます。またカーソルを重ねると、もう少し詳細な内容が確認できます。

効率的なボード管理

とはいえ、どんどんボードを作成していくと、実際どれを見ればいいのかわからなくなっていきます。まして、作成者ならばまだ判別できても、見るだけの閲覧ユーザーでは判別しづらい場合があります。

そのため、フォルダーの閲覧権限で、作業用フォルダーは閲覧ユーザーからは見えないようにして、見てもいいものだけを閲覧用ボードとして設定することをお勧めします。

では、その閲覧権限の設定方法です。

権限設定をしたいフォルダー上で右クリックし、「権限設定」をクリックすると、別ウインドゥで設定画面が開きます。

権限設定がされていない青のフォルダーでは、「権限未設定」に全てのグループが表示されているはずです。それらグループごとに「権限あり (読み書き) 」や「権限あり (読み) 」、または「アクセス禁止」へドラッグ&ドロップし、OKを押せば設定完了です。設定が済めば、フォルダーのアイコンが赤に変わるはずです。これだけです。

また、サムネイル表示は保存時の状態が表示されていますが、同一ボード内に複数ページが設定されている場合は、最後に保存した際の画面がサムネイルとなります。つまり、わかりやすい、判断しやすいページを最後に表示し、保存することが一つポイントとなります。

このようなことを意識しながらボードを作成し、保存するフォルダー分けをしていけば、わかりやすいボードができ上がっていくはずです。ぜひ活用のご参考にしてもらえれば幸いです。