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電子文書管理は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末で電子文書を管理することをいいます。
ビジネスの現場では多くの文書を使うこともあり、営業などで必要な書類を持ち歩くのはとても大変です。急に出先で書類が必要になったときに紙文書では会社へ取りに帰らなければならないこともあります。しかし文書管理ソフトを使って電子文書化しておけば、端末に入れて多くの文書を持ち運ぶことができるので、かさばることもありません。文書の量が多くなっても、文書管理ソフトの検索機能ですぐに書類を探すことも可能です。また、文書ファイルを共有でき、紙文書のように資源を無駄にすることがありません。電子文書管理で管理対象となる情報は必ずしも文書だけではなく、動画ファイルなども含まれる場合もあります。

電子文書のメリットとは

電子文書化するメリットは持ち運びの際の身軽さだけではありません。
電子文書はプリントできる環境があれば紙出力も行えます。会議などで同時に多くの企業に説明が必要な場合は資料を出力して紙文書として配布でき、企業の担当者と1対1で話し合いを行うような場合はタブレット上の電子文書で説明するなど使い分けができるのです。
 また電子文書であれば、必要な資料を探すときにも検索方法が多様なので素早く書類を探せます。会社内の関係者のみに配布したいときにも、パスワードなどを使いセキュリティを強化し、機密性を上げられるのも電子文書ならではといえるでしょう。電子文書ならば、社外に向けた公開文書も自社のホームページからダウンロードできるようにしておくことで、会社が休みの日でも、誰でも閲覧が可能になります。
 このように電子文書で管理することで、スピーディでスマートな書類管理が行えるのです。電子文書を扱うには4つの注意点を意識しておかなければいけません。
 1つ目は「改ざん対策」です。電子文書は内容を変更されたとしても修正された箇所が特定できない場合もあり、改ざんされる可能性があることです。電子文書に変更を加えた記録が残るシステムを導入することで、改ざんのリスクを防止できます。
 2つ目は、「閲覧方法の確立」です。参照するための端末や環境がなければ閲覧ができないことです。電子文書の閲覧にはディスプレイや紙へ出力必要があるため、USBなどの記録デバイスで電子文書を持ち運んでいた場合、外出先に端末がないと見ることができません。
 3つ目は、「ファイリング」です。電子文書を検索しやすくファイリングすることが大切だということです。検索機能を利用すれば、電子文書の場所がわからなくても探すことは可能ですが、関連書類をまとめておくとよりスピーディに探せます。
 4つ目は、「セキュリティ」です。機密性が高い書類のセキュリティを強化する必要があることです。オンラインで端末やデバイスがつながっている場合や、外部の人にデータが持ち出された場合、セキュリティを強化していれば情報が漏れる可能性を低減できます。
「改ざん対策」「閲覧方法の確立」「ファイリング」「セキュリティ」を強化・管理し、安全で便利な電子文書をビジネスに取り入れていきましょう。

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