今回のテーマは、日々よく活用されている検索機能です。前回は個別検索を解説しましたが、今回は全体検索の解説となります。そう、検索と名前は付いていますが、データを検索するというより、ある条件で絞り込むと思っていただいたほうがわかりやすいです。「全体検索」と「個別検索」を場面場面で使いこなせるようになると、非常に見やすい、わかりやすいチャートが表現できるようになりますし、閲覧メンバーでも分析がしやすくなります。

「全体検索」と「個別検索」の違い

検索機能には「全体検索」と「個別検索」と2つの機能があります。「全体検索」とは言葉のとおり、ボード全体を対象として、検索、つまり絞り込みができる機能です。例えば、ボードに複数のチャート（グラフや集計表）を配置している場合、複数のデータセットから成り立っています。この複数のチャートを同時に絞り込む場合、例えば、「都道府県」や「年度」と言った項目の条件で絞り込むことが可能となります。これが「全体検索」です。

また、「個別検索」は、データセット単位で検索、絞り込みができる機能です。複数のチャートが配置されている場合、あるチャートは、全国を表示したまま、１つのチャートだけを都道府県で絞るなど、それぞれデータセット単位で絞り込むことができるのが、「個別検索」となります。

この2つの検索を上手く使い分けていくことが、ボードマスターに近づく第一歩です。今回は、その中でも「全体検索」の機能を説明していきます。

「全体検索」の設定方法

「個別検索」はデータセット単位で検索できる機能です。一方、「全体検索」は、別のデータセットであろうが、同じデータセットであろうが、画面が配置されている複数のチャート（グラフや集計表）を一気に絞り込むことができます。具体的に示していきましょう。

今回のボードの例は、複数店舗の売り上げをエリア別や大分類別によりチャートや集計表、また明細表とで表現したものです。ここに、「全体検索」を設定してみましょう。

ちなみに、同じデータセットで、エリア別売上集計表とエリア別売上のチャートを配置します。別のデータセットで商品の大分類別売上のチャートを配置します。更に売上データの明細表も別のデータセットで配置します。都合3つのデータセットで4つのアイテムを配置しました。

では、検索項目を設定してみましょう。管理モードで左下のボード管理を押下し、全体検索設定のタブをクリックし、検索条件を設定していきます。ちなみに、個別検索の設定の場合は、検索条件を追加したいアイテムの上でクリックし、検索条件の設定から進みましたが、設定する部分が異なりますのでご注意を。

この場面では、どれを検索条件として絞るかの設定ができます。つまり、全体検索とは言え、全体を対象とするだけでなく、任意のアイテムだけを対象とすることができます。初期設定では、全体検索対象と言う部分に全てチェックが入っています。もし、チェックが外れている場合は、チェックを入れてください。勿論、対象としない場合には、チェックを外してください。更に、検索条件の設定に進みます。上部の「検索条件の編集」ボタンを押下します。

ここで、検索条件を設定します。今回は、「年」で条件を絞ってみましょう。検索値の指定方法を「リストボックス」に、下段の一括追加をクリックし、「2013」と「2014」と言う条件を設定します。ここで、「追加」ボタンを押下すると条件が設定されます。ちなみに、個別検索の場合は、ここから検索条件を画面に配置したのですが、全体検索の場合はここでは設定しません。一旦ボード管理画面も「OK」を押下し、ウインドウを閉じます。続いて、上部にある「検索」と言うタブをクリックします。

そうすると、先程、設定した全体検索のウインドウが開きます。この画面の右の青いプラスをクリックして配置をします。検索条件を、例えば「2013」にすると、4つのアイテムが「2013」だけに絞られていることが見てわかります。これで、設定完了です。

配置設定をする部分が個別検索とは異なり、少しわかりにくいかもしれません。ただし、何度か設定すれば、理解いただけると思います。是非ご活用を。

はまるかもしれないポイント

個別検索は、それぞれに条件設定がされているので、検索条件で絞られているとすぐに気づくのですが、そもそも全体検索は、違うところで設定しているために、自分で設定していたとしても忘れる場合があります。特に、個別検索と全体検索とダブルで絞ることもできるので、個別検索の条件を変更したのに、条件が外れないと感じた場合は、全体検索を確認してください。絞ったままになっているかもしれません。

前回の「個別検索」、今回の「全体検索」を上手く使い分けると、わかりやすいボートが作成できます。是非とも今回と前回の話を理解し、是非、ボードマスターを目指してください！