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データのやり取りで頻繁に使われるCSVファイル。普段何気なく使っているもののExcelファイルとどう違うのかと疑問に思う方も少なくないのではないでしょうか。実はCSVファイルとExcelファイルでは性質やできることが異なるため、混同すると仕事に支障が出る場合もあります。

この記事ではCSVファイルとExcelファイルの違いについてわかりやすくまとめ、使い分け方法や注意点についてもご紹介します。

CSVファイルとExcelファイルの違い

CSVファイルとExcelファイルの最も大きな違いは「互換性が高いか、装飾・機能の自由度が高いか」ということです。

拡張子「.csv」のCSVファイルは互換性が高く、Excelのみならずメモ帳、メールソフト、データベースソフトなどほとんどのソフトに取り込んで閲覧、編集することが可能です。そのため、Excelファイルを扱えるかが不明な相手とデータのやり取りを行う際はCSVに変換される場合が多いです。

拡張子「.xlsx」のExcelファイルはCSVファイルと比べて互換性に劣ります。表計算ソフトでは互換性のあるものが増えており、GoogleスプレッドシートやAccess、Dr.Sumなどのデータベースソフトでも一部対応可能な製品はありますが、まだCSVの水準には至らないでしょう。その代わりに装飾・機能の自由度がCSVファイルよりはるかに高く、セルに色を付けたり表をグラフにしたり文字のフォントを指定したり関数を使って計算したりすることができます。

CSVファイルとCSVはそもそも「Comma Separated Value(=カンマ(,)で区切った値)」の頭文字をとって名付けられました。そのため、Excelで表形式で表されているデータは、CSVではカンマで区切ったシンプルなテキスト形式で表現されます。

CSVファイルを使うべき場合

CSVファイルを用いることになるのは主に以下のような場合です。

  • Excel・データベースソフト間でファイルをやり取りする
  • Googleアナリティクスのアクセスレポートを出力する
  • Excelを持っているか不明な相手にデータを送る
  • ファイルのデータ容量を軽くする
  • 表計算データをオープンソースで配布する

Excelファイルと互換性のないデータベースソフトでは、Excelで作った表はCSVファイルに変換して読み込む必要があります。反対にデータベースソフトのデータも拡張子「.xlsx」として出力できないため、CSVファイルとして出力してExcelに読み込ませることになります。また、Excelを所有しているかわからない他社や不特定多数にデータを渡したい場合もCSVの互換性が役立ちます。装飾や機能が省かれる分データ容量が軽くなるのもポイントです。

Excelファイルを使うべき場合

Excelファイルを用いるべきなのは、Excelデータと互換性のあるソフトだけでデータの編集・閲覧が完結する場合です。その場合はさまざまな加工が施せるExcelデータをそのまま使う方が便利でしょう。

Excelで作成したレポートの見栄えをそのまま活用したい場合、印刷設定が重要な場合などもこれに該当します。また、正しいExcelの使い方ではない、という議論もありますが、方眼紙としてExcelを活用する場合は、Excelで開かない限りは意図した形で見ることができないため、Excelファイルとして共有し、Excelを使って開かれるべきでしょう。これは「神エクセル」もしくは「ネ申エクセル」と呼ばれ、データ活用を目的とした場合、もっとも避けるべきExcel活用法として知られています。

続いて、CSVファイルをExcelに取り込む際に注意すべき点と、問題を事前に回避する対処方をご紹介します。

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