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『マクロの導入で、1時間以上かかっていた作業が数分・ワンクリックで終わるようになった』

業務効率化のリサーチをしているとこのような事例をときおり目にします。本当ならばマクロは非常に便利だな……と思いつつ、それ以上調べられていないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、「マクロとはいったいどのような機能なのか? 」「マクロを習得するとどんなメリットが得られるのか?」といった疑問を解決し、マクロを始める第一歩となる知識をご紹介します。ぜひ最後までお付き合いください。

マクロは“複数の操作をまとめて呼び出す”機能

アプリケーションソフトにおけるマクロは「複数の操作をまとめて必要に応じて呼び出せるようにする機能」を指します。特にExcelの自動化で使われる例が多く、データ集計や分類、シートの印刷などさまざまな作業を自動で行わせることができます。

ほかにもMicrosoft製品(2020年4月21日より「Office 365」→「Microsoft 365」に改名)のWord、PowerPoint、AccessやAdobe製品のIllustrator、Photoshopなどマクロ機能(Adobe製品の場合は「アクション」と呼ばれる)を持つ製品は多数存在します。Officeにおいてマクロの操作内容を記録するためのプログラミング言語をVBA(Visual Basic for Applications)といい、VBAを使いこなせるほどマクロでより幅広い業務を自動化できるようになります。

マクロは便利な機能、VBAはそれを実現するための部品と考えれば良いでしょう。

なお、Microsoft製品と同様にビジネスで用いられることの多いGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントではGoogle Apps Scriptという言語がVBAに相当し、Apps Scriptを用いてマクロの操作を行うことができます。

マクロでできること

マクロでできることを具体的に見てみましょう。

業務の自動化


アプリケーション内で行う業務はすべてマクロで自動化することができます。例えばExcelでは、「1000件のブックから必要なデータのみを抽出し、1つのブックにグラフ表示する」「ワンクリックで領収書やシフト表を発行する」といった操作も自動化できます。

ほかのMicrosoft製品との連携


Microsoftアプリケーション内で連携させて用いられるのもマクロの利点です。「Excelのデータをプレゼンで用いるためPowerPointのスライド内に埋め込む」「Accessに蓄積したデータを必要な分だけExcelに取り出す」など便利な活用法は枚挙にいとまがありません。

Webからのデータの取得


いわゆるWebスクレイピング(Webからのデータの取得)もVBAを理解すれば、開発環境を構築する手間なく行うことができます。サイトから抽出したデータを直接セルに設定できるため、スムーズにデータ分析に移行できる点も魅力的です。

メールの作成・送信


ExcelとMicrosoft Outlookなどのメールソフトを連携させることで、メールの作成・送信を自動で行えます。日報やメルマガなど定期的かつ大体同じフォーマットで作成することになるメールは、自動作成・自動送信することで手間を大きく削減できます。

【画像付き】マクロ×Excelで「自動化」を行う初歩 >>

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