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今さらですが、SFAとは、Sales Force Automationの略語で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。SFAはもともと海外で開発され、たとえば、営業活動の進捗状況や顧客データなどを一元管理化することによって、より効率的で戦略的な営業活動が実現することを目的としています。日本でも1990年代頃からSFAの導入が始まりましたが、長いあいだ、本格的に活用されているとは言えない状況にありました。

働き方改革によって導入が進む?

なかなか導入が進まない背景には、営業活動についての海外との考え方の違いがあります。

海外では、一般的に営業活動はマーケティングの一部であり、マーケティング戦略に基づいて動かすべきフロント機能としてみなされています。一方、日本では、営業活動は担当者の個人的なノウハウに基づくものという属人的な考え方が根強く、簡単に自動化できるものではないとされてきました。実際に、組織のなかでも、営業部門はマーケティングとは別の部署となっているケースのほうが多いでしょう。さらに、営業部門のなかでも担当者のノウハウを共有したり、蓄積したりということはあまり行われてこなかったのではないでしょうか。

しかし、働き方改革が進み、あらゆる業務において生産性の向上が急務となっています。営業活動においても同様です。従来の考え方から脱皮し、今まで以上の効率化や人員の削減といったことにも対応できるフレキシブルな体制が求められています。

定着化のためには誰にでも使いやすいシステムを

SFAに限らずどのようなシステムでもそうですが、システムは導入して終わりではなく、実際に使用してもらい業務の中に定着化させる必要があります。

営業担当者としては、今までにやっていなかったシステムへの入力を追加作業だと感じてしまうかもしれません。特に、導入直後は慣れない入力作業に時間がかかるなど、負担を感じることも多いでしょう。できるだけ営業担当者の負荷を減らすためには、誰にでもわかりやすく使いやすいシステムを導入することです。

具体的にいうと、画面は見やすいか、無駄な入力項目などがないか、スマートフォンなどにも対応しているか、といった点がポイントになってきます。導入後しばらくは、ベンダーによる入力サポートなどがあると、定着化がよりスムーズにいく場合もあります。また、実際に現場で使ってみることで、使い勝手に対する改善要望なども出てきます。導入して終わりではなく、半年から1年間程度は、システム修正に対応してくれるベンダーであることも、ベンダーを選ぶ際には重要です。

KPIを設定して業務改善のPDCAをまわそう

現場で使いやすいシステムになり、ある程度データが貯まってきたら、それを業務改善に活用していく準備は整いつつあります。営業に関するデータが一元管理化され、可視化できることで、今まで以上に客観的に営業活動を評価できるようになります。それらをどうやって業務改善のために活用したらよいかと悩んでいるマネジメント担当者に向けて、業務改善の進め方について説明します。

まずは、業務のスリム化です。今まで営業担当者が行ってきた仕事のなかに、担当者以外でも対応できる業務が含まれていないか、あるいは不要な業務が含まれていないかという視点で精査してみることが大切です。

業務のスリム化が進んだら、次はKPIの設定です。営業担当者が行うべき業務についてKPI(目標の達成度合いを測る数値的な指標)を設定しましょう。KPIによって営業活動の進捗状況を定期的に評価、検証、そして予測していくことで、PDCAを回せるようになるでしょう。

SFAによってすべての営業指標がデータ化されることで、費用対効果も分析しやすくなります。特に、投資に対する利益率であるROIは、企業のビジネスの健全さを示す大事な尺度ですので、前年度と比較しながら数値を向上させていきましょう。

SFA運用によって営業力を強化

働き方改革が追い風となり、営業の現場で今まで以上にSFAの導入が進んでいくことも十分考えられます。

これまで属人性が高かったノウハウ、スキルなどが蓄積、共有されることによって、業務の効率化がしやすくなり、これらを企業の資産に変えることも可能となります。また、業務が標準化されることで担当の変更といった状況にも対応しやすくなる、というメリットもあります。

さらに、少ない人数で今までよりも高いアウトプットが出せるようになるかもしれません。慣れないうちは負荷を感じることも多いかもしれませんが、SFA運用によって企業の営業力強化が期待できます。

これまで以上に、より戦略的で精度の高い営業活動を行っていきたい企業にとって、SFAは導入してみる価値のあるものだと言えるのではないでしょうか。

(データのじかん編集部)

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