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仕事効率化術その2:タスクの単位を変えてみる

続いては仕事を自分で作るとき、受ける時に、どのくらいの時間でできるか、という見積りをするかと思います。その際に役立つ考え方をいくつか紹介します。 

ポイント1: タスクの見積りを複数回見直す


上司から仕事を依頼されたとしましょう。タスクを見積する際には、依頼者の経験からの期待値、そして自分自身の楽観的な見積で期間が割り出されることがあります。それ自体は問題がないのですが、ここでは、タスクに対する単位を変えてみましょう。

タスクの見積りを見直すとは、「タスクの開始から完了までの間に行う確認の回数を増やす」ことです。当初の予定よりも時間がかかりそうだ、逆に当初思っていたよりも早く終わりそうだ、または、依頼内容が曖昧だったため、確認作業に手間がかかり思っていたよりも時間がかかかった、途中で作業が追加になった、などの状況に直面したことはありませんか?

もし思い当たることがあれば、タスクの納期までに複数回軽く確認を取る、というコミュニケーションを加えてみましょう。

会話することで、依頼した側と依頼された側の理解に相違がないかを確認できる上、軽いリフレッシュにもなり、もしかしたら新しいアイデアが生まれるかも知れません。

ポイント2: タスクの粒度を変える


タスク化された仕事は、「Aさん、このタスクをお願いね」と依頼したり、されたりすることがあります。ここではタスクの粒度という単位を見なおしてみましょう。

タスクの粒度についてはいろいろ考え方があるのですが、ここでは1週間ほど作業時間がかかりそうなタスクを分解してみます。

分解の仕方としては、以下のようなやり方があります。簡単なタスクでも、ルールに従って再分割することで、効率的なタスク運用ができるようになります。 

  1. 一日で出来る作業単位に分けるこれはレビューのタイミングなどに合わせると良いと思います。
  2. 成果物の単位で分ける一つのタスクでも複数の資料やグラフを作るので、その作業により分けてみると良いと思います。
  3. 優先度・難易度で分けるこちらは上記の分割方法に加えての指標となりますが、一人では難しい作業を洗い出しておくことで全体の効率を上げることが可能です。

少し手間がかかるかも知れませんが、分割はタスクのもつ想定外の難しさを洗い出したり、さらに分担しなおしたりする際に有効です。

この方法は、1週間以上かかる中期、長期的なタスクには特に有効ですので、ぜひお試しください。

ポイント3: マルチタスクよりシングルタスク


これは前半に述べた集中力にも関わる内容です。

ITの普及もあり、みなさんのまわりでビジネスを進めて行くにはどうしても複数の作業を同時にこなすような「マルチタスク」が求められてきます。たとえば、電話をしながらメールに返信をしたりついついしていませんか?

そして、そんな風に仕事をしていると、とにかく手を動かし続けている感じがあるため、なんとなく効率的に仕事をしている気になるかも知れません。しかし、米科学誌ニュー・アトランティスの上級編集者クリスティーン・ローゼン(Christine Rosen)が2008年に発表した記事「The Myth Of Multitasking(マルチタスクという神話)」によると、で、マルチタスクをしている時の方が、シングルタスクに集中している時よりもストレスホルモンが分泌されやすい、と主張しています。

また、ある研究によるとマルチタスクは生産性を最大40%も下げてしまうそうです。実際の所、人間は基本的にマルチタスクができないため、マルチタスクをしているつもりでも、「スイッチタスク」を行うことで、瞬時に仕事脳の中身はシングルタスクに切り替わっているそうです。

そうすると、一つの仕事に対する集中力は上がりにくい状況になってしまいます。適度なタスクのスイッチは気分転換にもなりますが、これが頻繁に起ると逆にストレスになってきます。 

逆にシングルタスクを心がけるようにすれば、以下のような効果もあがってきます。 

  • 一つのタスクに対して深く考えられるようになり、見落としが減る
  • 時間の無駄をなくして作業が効率化する
  • ストレスが減る

もし、思い当たることがあれば、少し集中できる時間を増やしてみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は仕事の効率化に効果的な2つの処方箋を紹介しました。業務を効率良くこなすためのツールも重要ですが、まずは体と心が最大限に活動できる下地をつくってみてはいかがでしょうか?

あと、シンプルながら効果的なのは、常に楽しい気持ちで仕事することを心がけることです!大人になってからの人生の大部分を費やす仕事ですから、出来るだけ楽しい気持ちで今日も頑張りましょう!

(データのじかん編集部) 

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[著]Wingarc1st Official The BLOG編集部
本記事はウイングアーク1st株式会社の運営するThe BLOGに掲載された記事を許可を得て掲載しています。

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