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「エクセル(Excel)」とは、一般に「表計算ソフト」と呼ばれるマイクロソフトが提供するビジネス系アプリケーションです。

1980年代に発売されて以降、ワードプロセッサーやプレゼンテーション、さらにデータベースと共に、オフィス・アプリケーションを代表する存在です。Windows95が導入された以降のオフィスで働いたことがある方であれば、ほとんどの方は使ったことがあるツールではないでしょうか。

表計算ソフトは主に数字を扱うことを念頭に開発されています。テーブル(表)形式で複数の要素を視覚化しながら電子帳票を作成することや、関数を用いて大量かつ複雑な計算処理・データ分析を行うことができます。エクセルで使用できる関数の種類は多岐にわたり、検索・行列関数、データベース関数、エンジニアリング関数、財務関数、情報関数、数学・三角関数、統計関数、日付・時刻関数、文字列操作関数、論理関数などが利用可能です。

また、それらの計算結果をグラフとしてよりわかりやすいビジュアル表現で出力することもできます。さらに、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラム言語を使うことでマクロを作成し、処理の自動化も行うことも可能です。

また、エクセルには数値だけでなく、文字入力も可能なため、関数を用いた計算だけではなく、取引の詳細をメモしたり、伝達事項を書き込んだりなどの用途でも活用されています。

脱エクセルとは? 必要とされている理由と「超エクセル」

エクセルは非常に多様性に富んだアプリであり、実に様々な使い方が可能です。単純な計算から、複雑な分析、さらにはゲームを作成したりすることも可能です。

しかしながら、共同作業のためのワークシートとして見た場合に、その柔軟性が逆にさまざまな問題を生むことがあります。

例えば、業務報告書や売上日計表などの文字の入力用にExcelのセルを「入力フォーム」として使う場合などがこれに該当します。外部のデータベースと連携しており、その入力インターフェイスとして使われるのであれば問題はありませんが、複数のセルに分けて1行の文章を入力している場合や、プリントアウトする際の見栄えの整形にエクセルを使用している場合など、これが問題となることがあります。エクセルはセル単位でデータを扱うため、例えば、2つのセルに渡り、「本日は」「晴天なり」と入力されている場合、「本日は」と「晴天なり」が別々の情報として認識されてしまい、個別のデータとして見た時には意味をなさなくなってしまいます。

このような場合、せっかくパソコン上で入力した情報やデータも、分析用のデータとして活用することが難しく、社内で情報を共有する場合、また分析しようとする場合に大きな損失をもたらす可能性があります。

このような問題に直面した場合、エクセル以外の選択肢に目を向けるいわゆる脱エクセルを目指すことも、最近では現実的な選択肢となりつつあります。例えば、グーグルドライブで活用することができるグーグルスプレッドシートを活用すれば、複数のユーザーがリアルタイムで表計算ツールを共有することができます。グーグルスプレッドシートを使用している場合、常に同じシートが更新されるため、新しい人がデータを更新する度にファイルがコピーされ、どれが最新なのかがわからない、などの状況をあらかじめ回避することができます。これは業務をクラウド化する大きな利点の1つです。

また、最近では、ビッグデータの分析などが頻繁に行われるようになり、分析対象となるデータの量が時には数十億件以上、と膨大になっているため、エクセルのみでは取り扱うことが難しい場面も増えています。(エクセルが扱える最大データ件数はこちらを参考にしてください。)必要とされる情報が多様化しているため、データの収集や分析を行い、それぞれのレポートをまとめるのに多くのリソースが割かれていることも多くの企業で問題となっています。

なぜBIツールを活用した「超エクセル」が企業にとって重量なのか?

データの収集や分析による負担を軽くしたいと多くの企業が最近では考えています。

BIツール(ビジネスインテリジェンスツール)はまさにそのような企業にとって救世主となりえるツールです。BIツールは、エクセルよりも多くのデータの分析を高速で行うことができ、複数のレポートをまとめて作成することも可能です。また、エクセルファイルとの連携も可能なので、既存のデータをそのまま使うことができることも大きな特徴となっています。

無数のエクセルシートが存在している場合、断片的なデータは集計できますが、よりマクロ的な視点での情報分析は難しいのが現状です。統合すれば重要な戦略情報になるはずのデータであってもほとんどの場合、関連性が不明なまま放置されてしまいます。

BIツールを活用し、点在するデータをクラウド上で統合させ、エクセルに依存した業務フローから脱出するのは、時代の流れを上手に汲んだまさに「超エクセル」と呼べるでしょう。複数人が作成した断片的なデータを取り込み、関係が予測される項目を関連付け、その分析結果を見える化して確認することも可能です。これまで最終形として扱われていたエクセルデータを素材として扱い、人の感覚だけではなかなか紐解くことができない様々なデータの関連性を発見することはまさにBIツールが得意とすることです。

データを「早く、分かりやすく、正確に」取り扱うことをBIツールは目指しているのです。

収集したデータや情報をいかに活用していくのかは年々重要視されるようになっており、情報の活用方法が企業の運命を左右することも十分に考えられます。そんな時代に「超エクセル」は必須となっていくでしょう。実際に多くの企業がBIツールによって業務の効率化や売り上げの向上に成功しています。

エクセルでの数値管理や業務管理に行き詰まりを感じたなら、BIツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか?

(データのじかん編集部)

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