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「Excel」とは、一般に「表計算ソフト」と呼ばれるマイクロソフトが提供するビジネス系アプリケーションです。1980年代に発売されて以降、ワードプロセッサーやプレゼンテーション、さらにデータベースと共に、オフィス・アプリケーションの代表的なもののひとつになっています。表計算ソフトでは、テーブル(表)形式で複数の要素を視覚化しながら電子帳票を作成することや、関数を用いて大量かつ複雑な計算処理・データ分析を行うことができます。Excelが持っている関数の種類は多岐にわたり、検索・行列関数、データベース関数、エンジニアリング関数、財務関数、情報関数、数学・三角関数、統計関数、日付・時刻関数、文字列操作関数、論理関数などが利用可能です。また、それらの計算結果をグラフとしてよりわかりやすいビジュアル表現で出力することもできます。さらに、VBAというプログラムによって処理の自動化も可能です。数値も文字も入力できるセルの集合体であるという性質を利用して、関数を用いた計算だけではなく、ビジネスで発生する他の帳票用途にも柔軟に用いられています。

脱エクセルとは? 必要とされている理由と「超エクセル」

Excelの持つ柔軟性は、エンドユーザーによる自由な使い方を容認するものであり、個人で使うには非常に使いやすいアプリケーションです。しかしながら、共同作業のためのワークシートとして見た場合に、その柔軟性が逆にさまざまな困難を生むことがあります。例えば、業務報告書や売上日計表などの文字の入力用にExcelのセルを「入力フォーム」として使う場合です。外部のデータベースと連携しており、その入力インターフェイスとして使われるのであれば問題はありませんが、セルに文章を入力して、プリントアウトする際の見栄えの整形にのみ使われることも多いようです。そうなると、せっかくデジタルで入力した情報が、分析用のデータとして活用しづらく、社内の情報活用の運用にとっても大きな損失です。情報技術の発展により、このような用途に合わないExcel利用による不都合をクラウドサービスを利用することで解決する方法があります。BIツールなどを利用して、全てをExcelに依存しすぎない業務フローに変えることにより「脱エクセル」が可能になります。また、ユーザーインタフェイスはExcelを使用し、Excelファイルからデータを取得・連携し、BIツールなどのデータ活用基盤で、高速に集計処理・レポーティングするツールも登場しています。使い慣れたExcelを更に活用する「超エクセル」とも言えるでしょう。

ExcelとBIツールの違い

BI」とはBusiness Intelligence( ビジネスインテリジェンス)の略称で、業務上のデータを統合・分析することで、組織全体の意思決定に利用する手法を指します。Excelシートを個人的に作成してしまうと、断片的なデータの集積になりがちです。統合すれば重要な戦略情報になるはずのデータであってもほとんどの場合、関連性が不明なまま放置されてしまいます。このような個別のExcelデータをクラウド上で統合する機能を持つのもBIツールの利点です。異なる人間が作成した断片的な情報を持つExcelのシートを取り込み、関係が予想される項目を関連付け、その分析結果をグラフィックに表現できます。いわば、Excelデータを素材として、相互の関連性を発見して提示できることがBIといえます。

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