帳票ツールとは？

帳票ツールとは帳票の設計、OCR（読み取り）、出力、編集、閲覧、管理などを備えたソフトウェア、およびクラウド上で動作するITサービスです。

帳票とは主に企業の活動内容を示す書類（伝票、帳簿）のことを指しますが、エビデンス（証拠・根拠、証言、形跡）を重視する昨今においては、領収書や請求書をはじめ、様々な帳票の作成・管理が企業に求められています。

そのため複雑で多様な帳票業務の負担は増加しつつもありますが、適切な帳票ツールやシステムを導入することで、経理や財務といった業務だけでなく経営、新規事業の立案、マーケティングといったデータドリブンな企業運営にも活用することができます。

○帳票ツールの導入が進む理由

「e-文書法」（2005年4月施行）や「マイナンバー制度」（2016年1月利用開始）等の法整備により、多くの企業が「電子帳票」を推進し続けています。これは紙帳票の保管・管理・ペーパーレス化によるコストカット、一元管理による検索・管理機能、帳票設計の簡略化などの業務効率の向上、セキュリティといった費用対効果の高い様々なメリットを企業にもたらしてくれるからです。

○帳票ツールの主な機能

帳票ツールには、帳票業務の様々なシーンを支援する機能を備えています。

• 帳票設計（作成）
• 帳票取り込み（紙帳票から電子帳票へ）
• 帳票出力（プリンタ、PDF、Excel）
• 帳票検索
• 帳票編集
• 帳票閲覧（パソコン、タブレット、スマホ）
• 帳票管理（管理権限、マイナンバー消去、帳票廃棄、ライフサイクル設定）
• 別ツール・システムとの連携機能

○帳票ツールを導入するメリット

・大幅な業務効率の向上
帳票ツールは増え続ける帳票を電子データとして一元的に管理するので、アクセス権限が許された範囲内であれば、閲覧、出力、作成、編集が場所や時間に依存することなく行えるので業務効率が大幅に向上します。

・コストカットの実現
帳票ツールでは、紙ではなく電子データで帳票を保存するため、保管・管理に強いられていたコストのカットを実現します。

・堅牢なセキュリティ
帳票ツールには帳票ファイル毎にアクセス権を付与することで閲覧者や使用者を限定する機能を備えています。またバックアップ、暗号化、文書改ざん禁止、ログや監視機能により、大切な帳票データをしっかり守ってくれます。

帳票ツールの選ぶ際のポイント

帳票の業務は設計、出力だけでなく、保守、管理、データ活用など多岐に渡ります。既存データの活用や別ツール、業務システムとの連携などの機能を備えたツールの活用は帳票の劇的な生産性の向上を実現してくれます。

ここでは帳票ツールの選定の際にチェックすべきポイントを機能毎に紹介させて頂きます。

○データのインポート仕様

帳票ツールには別ツールで作成したExcel、Word、PDF形式の帳票や既に蓄積した帳票のデータベースを取り込む（インポート）機能を備えています。今までExcelで帳票開発を実践していた企業でも過去の資産をスムーズに統合することができます。

○ユーザーインターフェース

帳票の作成、編集、閲覧などの操作画面のことです。プログラミングを必要とせず、マウスや必要最低限のキーボード入力で作業が完結できるGUI（グラフィカルユーザーインターフェイス）に対応した帳票ツールがお勧めです。

○デザイン・レイアウト設計

帳票の各フィールドを紙面に配置し、出力や閲覧時のフォーマットを設計する機能です。帳票の手早い作成を支援するテンプレートやイメージ通りに設計できる操作機能などはツールによって大きく違いがあるため、しっかり押さえるようにしましょう。

○ビジュアル化機能（グラフ、表）

帳票にはフィールドに記載する項目や数値だけでなく、視覚的に理解が得られやすいグラフや表の使用も有用です。これらを生成する機能を使用することでクオリティの高い帳票が作成できるようになります。

○出力、配信、配布

作成した帳票をプリンタで印刷したり、ExcelやPDFファイルとして出力したりする機能です。メールでの配信、FAXでの配布なども含まれます。出力、配信、配布機能が豊富な帳票ツールほど様々な利用シーンに対応できます。

○表示・閲覧

設計した帳票をパソコン画面やタブレット、スマホなどに表示、閲覧する機能です。様々な情報端末機器にマッチした表示画面を自動で生成してくれます。

○セキュリティ

帳票データに対し、ユーザー毎に参照、編集などの権限を指定することで情報漏洩から大切なデータを守ってくれます。暗号化や文書改ざん禁止といった機能に加え、アクセスログや監視機能などにより、不正なアクセスや操作が発生した場合、システム管理者にアラート通知する機能も備えています。

○コスト

帳票ツールの導入費用です。帳票ツールそのもの費用に加え、初期導入費用や年間保守費用なども発生します。帳票ツールの費用は製品一律、従量制（ユーザー数、データ容量）などがあり、導入する企業の事業規模に依存する傾向があります。

○サポート

帳票ツールの操作やトラブル等へのサポート体制のことです。急なトラブルに対するスピーディーな対応は帳票業務の効率低下のリスクを軽減してくれます。

2021年におすすめの帳票ツール トップシェア４選

○SVF（ウイングアーク1st)

○EUR（日立製作所)

【関連記事】
ウイングアーク1st、日立の帳票ソフト「EUR」の資産を取得し、2020年をめどに「SVF」との統合を推進
https://enterprisezine.jp/news/detail/10636

○Interstage List Creator（富士通)

○OPROARTS（オプロ)

○導入実績が豊富な優良帳票ツール 16選

1. Create!Form（インフォテック株式会社）
2. CoReports（株式会社エイチ・オー・エス）
3. Contents EXpert/Digital Form（NRIセキュア）
4. Docurain（ルート42株式会社）
5. EdiGate/POST（大興電子通信株式会社）
6. FILIST SYSTEM（株式会社イーバイピー）
7. FiBridgeII（ＪＦＥシステムズ株式会社）
8. LinkPrint CLOUD（TB株式会社）
9. OCRデザイナー（株式会社ユニオンシンク）
10. OZ Report（日本フォーシーエス株式会社）
11. Pandora-AX（株式会社NTTデータビジネスブレインズ）
12. Paples（日鉄日立システムエンジニアリング株式会社）
13. CrystalReport（SAPジャパン社）
14. FineReport（ファンランソフトウェア株式会社）
15. Zoho Invoive（ゾーホージャパン株式会社）
16. ActiveReports（グレープシティ株式会社）

まとめ

増え続ける企業の帳票業務を支援する「帳票ツール」についてと導入の際に選ぶポイント、そして2020年でおすすめの帳票ツールを紹介させて頂きましたが、「帳票ツール」が企業にとって多大なメリットをもたらしてくれることをご理解頂けたでしょうか？

最後に今回紹介させて頂いた要約をまとめとして、以下に記載させて頂きます。

• 「e-文書法」（2005年4月施行）や「マイナンバー制度」（2016年1月利用開始）等の影響により、企業の帳票業務は複雑化が進んでおり、それに伴い業務量も増加し続けている。
  
  
• 「帳票ツール」とは帳票の設計、OCR（読み取り）、出力、編集、閲覧、管理などを備えたソフトウェア、およびクラウド上で動作するITサービスで、2020年現在、ウイングアーク１ｓｔ社の「SVF」をはじめ、20製品以上市販されている。
  
  
• 帳票ツールは「帳票設計」、「帳票出力（プリンタ、PDF、Excel）」をはじめ、業務効率を向上させる様々な機能を備えており、コストカットや堅牢なセキュリティといったメリットも企業にもたらしてくれる。
  
  
• 帳票ツールは製品によって強み、弱みがあり、選定の際には、機能毎のトレードオフに加え、「コスト」や「サポート」を配慮して選定すると良い。