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企業が生産性を向上させ、発展するためには多くの情報や知識が必要で、これらが多ければ多いほどチャンスが広がります。とはいえ、個々の従業員が優れた情報や知識を持っていても、それを共有できなければ企業の今後に活かすことはできません。

共有することで、力を足し算することが可能となり、1+1を積み重ねていくことで、それが大きな力となり、一人では到底成し遂げられないことができるようになったりもするものです。

しかし、それぞれの人が持っている知識をうまく共有していくにはどのようにすればいいのでしょうか?

暗黙知から形式知への変換がナレッジマネジメントの第一歩

従業員個人がこれまで経験してきたことから得た知識や実務から得た経験則は「暗黙知」と呼ばれ、個人の脳内に蓄積されていきます。主観的な知識ですから、周囲の人間に落とし込もうとしても捉え方は人により異なるため簡単ではありません。

そこで必要なのが、「形式知」として紙や電子媒体にすることです。その個人だけしか知らない情報や知識を明文化・仕組み化することによって形式知化する管理手法がナレッジマネジメントと呼ばれるもので、企業の生産性向上に役立ち、業務改革や業績向上につながる期待があります。

形式知化した暗黙知が埋もれてしまうケースも

暗黙知を形式知化するためには、紙ベースの情報や知識へと置き換えることが一般的な考え方です。これは多くの企業ですでに実践されています。

例えば、業務マニュアルや社内文書などは典型的な例ではないでしょうか。たしかに、文書にして従業員が閲覧しやすいように保管・管理することは大変重要です。しかし、管理するためには、それだけの書棚が必要になりますし、運用するなかで更新する必要性が生じた際に文書全体を作り替えるケースも出てくるなど手間がかかります。そもそも、文書が膨大になる企業では、せっかく形式知化したのに目当ての文書をなかなか見つけられないケースもあるでしょう。このように、形式知化した貴重な知識や情報が再び暗黙知化している状況は、言い換えれば紙に埋もれた形式知とも言えるもので、決して好ましくありません。そこで、紙以外の形式知化を考えてみましょう。

確実な情報共有を目指して形式知化するには?

暗黙知を紙以外で形式知化するには、音声・動画・ITツールの3点を有効活用することがポイントです。

たとえば、プレゼンテーションの手法を紙で形式知化しても理解するのが難しいでしょう。

「抑揚をつけて話す」「適度に間を取る」などと文章でマニュアル化した場合、その捉え方には個人差が出てきます。音声や動画として形式知化しておけば、誰が見ても理解しやすく、また管理もしやすいことから、暗黙知として埋もれてしまうリスクも軽減できます。

また、ITツールを活用した管理方法では、情報を社内共有できるイントラネットや単語で検索できるデータマイニングツールなどの活用があるほか、社内で起こりうるありがちな問題に対処するノウハウを社員同士で提供し合うFAQ型のシステムの構築なども方法のひとつです。このように、さまざまな手法で紙に埋もれた形式知を掘り起こし、普段の業務に活かすためのナレッジマネジメントは、業務の効率化と企業の発展に欠かせないものです。

(データのじかん編集部)


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