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CSVファイルをExcelに取り込む際の注意点と対処法

互換性の高いCSVファイルですが、Excelに取り込む際、いくつか注意すべき点があります。

【1】数字列の頭から続く「0」が消えてしまう

数字列の頭から続く「0」がCSVからExcelにファイルをインポートすることで消されてしまう場合があります。例えば「001」が「1」に変換されてしまうような現象で、一般に「0落ち」などと呼ばれます。

【2】数列や番地が日付に変換されてしまう

「2019-5-1」「港区2-3-4」といった数列や番地の記述が「2019/5/1」「港区2002/3/4」というように日付に勝手に変換されてしまう現象です。

【3】「年/月」形式の記述が「英語の月名-年の下2桁」に変換されてしまう

「2019/5」といった年月の記述が「Jun-19」のように変換されてしまう現象です。

【4】カッコつきの数がマイナスに変換されてしまう

「(1)」などカッコつきの文字が「-1」に変換されてしまう現象です。

●上記の注意点の対処法

上記のような問題を発生させない対応としては、以下の3つが挙げられます。

【1】「外部データの取り込み」機能を使う

CSVを外部データとして読み込む方法です。

Excel上部のメニューバーから「ファイル>テキストファイル」をクリックし、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択。そこから区切り文字としてカンマを選んだうえで、変換されたくない個所を「文字列」として指定します。

やや面倒な手順ですが、マクロで自動化することも可能です。のちの手間を減らすため、最初に取り扱いを工夫しておきましょう。

【2】CSVをテキストファイルに変換する

CSVの拡張子を「.csv」から「.txt」に変換する方法です。「ファイルを右クリック>名前を変更」で簡単に行えます。この後はExcelの「ファイルを開く」画面から直接開き、「外部データの取り込み」と同様にカンマや変換されたくない箇所の設定を行います。

【3】メモ帳開いてExcelに貼り付け

メモ帳でCSVを開いたうえで、テキストをそのままExcelに張り付ける方法です。そのままではカンマが残ってしまうため、メニューバーから「データ>区切り位置」をクリックし、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選びます。そこからの手順は「外部データの取り込み」と変わりません。

まとめ

CSVファイルとExcelファイルの違いや使い方についてまとめました。記事中でご説明したように、2つのファイルは似て非なるものです。

それぞれの扱いに迷ったときは「CSVファイルは互換性、Excelファイルは装飾・機能の自由度」と基本の考えに立ち返ってみてください。

参考URL
CSVファイルとExcelファイルの違いは何か┃グローウィン有限会社
エクセルCSVデータが勝手に変わるのを防ぐ 文字列読み込み法┃経理・会計事務所向けエクセルスピードアップ講座

宮田文机

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