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「BIツールの重要性はわかる。自社にとっても必要だし、活用のメリットもありそうだ。しかし個々の機能の活用イメージが見えない……」、こんな方が多いかもしれません。

また、いくつかのBIツールを調べたものの、選定のポイントが見えないという方もいることでしょう。そんな方々のために、BIツールに用意されている代表的な機能と評価のポイントを5つに絞って紹介します。

1. データ収集機能

導入候補になっているBIツールに「データ収集」の機能は用意されていますか?

実際、BIの本道は分析にあるものの、分析以前に大変重要なことがあります。元となるデータの収集です。このデータの収集に多くの時間を費やしている方がたくさんいます。分析に必要となるデータは1種類のシステムから抽出できるとは限りません。むしろそのようなケースはまれで、販売管理システム、商品管理システム、生産管理システム、営業支援システムなど、複数のシステムから収集する必要があります。他にも、Webやアンケートなどからのデータもあることでしょう。また、収集したデータの形式統一も必要です。日付1つとっても、形式が統一されていないと集計すらできません。

複数のシステムからのデータ収集機能が用意されていないと、分析システムの構築に時間がかかりますし、構築後の運用も大変煩雑になります。最初のステップとしてデータ収集が必要となることを理解しておきましょう。

2. データ分析処理機能


「データ分析」と一言でくくられますが、部門や職務によって必要となるデータや分析方法はそれぞれ異なります。このため、データ分析ツールとして必要になるのは、誰でも自在に処理できる操作性です。

管理会計では、部門別や商品別の売上予実管理が必要となります。チームまたは部門で、お客様や商品の売上として掲げた目標をクリアしているか、クリアしていない場合はどのお客様、どの商品で足りていないのか、またはどの担当者の売上がボトルネックとなっているのかを探し出し、対策を早めに打ちます。

経営層では、部門別に前月までの売上の構成や達成率を確認します。ドリルダウンの機能を利用して、売上の落ちている部門がどの課なのか、さらにはどのチームなのかまで特定し、リーダーに事情を確認します。具体的な機能としては、データの関連性を多次元で見る「OLAP(オンライン分析処理)分析」と重回帰分析やディシジョン・ツリーといった統計式を用いる「データマイニング」として盛り込まれています。

3. レポート機能


働き方改革として大きく取り上げられるのが労働時間の短縮です。日本企業において、長時間労働の原因の1つとなっているのが「会議」です。会議の数が多い上にその時間も長い。会議用のレポート作成にも膨大な時間を費やしています。

このレポート作成を支援するのがBIツールであり、導入の大きなメリットになっています。会議で使用される多くのレポートは定型化されたものですが、それでもデータ収集やExcelの集計処理に多くの手間と時間がかかります。BIツールは、これら一連の処理を効率化するだけではなく、データ転記などのミスもなくします。

また、作成したレポートを事前に会議出席者に配布しておくことで、「情報共有のための会議」を脱却して「課題解決のための会議」にすることができます。ここで必要となるのが、その場で切り口を変えて確認できる機能です。商品別の売上をお客様別に見る、あるいは、担当者別、地域別に見る、さらにはクロス集計をすることで、新しいアイデアも生まれます。

4. ダッシュボード機能


ダッシュボードは経営層向けに、現在の企業の状況をリアルタイムに表示する機能として開発されました。予実管理や部門別の販売推移をグラフ化して画面に表示します。これにより、前日までの自社の状況を把握して、スピーディーで正確な経営判断を下すことができます。
このダッシュボードが経営層のみならず、社員の多くに提供されるようになりました。営業担当者は自分の担当するお客様の売上の推移と予実を確認し、これからの動きを決定します。マネージャは売上の停滞している部下を把握し、その支援を考えます。発注担当者には欠品になる危険性のある商品のアラートが表示されます。

ダッシュボード機能には、このように個々の職務や役職に応じてカスタマイズできる柔軟性が必要になります。

5. モバイル対応


ダッシュボードの機能の一部をモバイル化し、場所にとらわれることなく必要な情報にアクセスできる機能が提供されるようになりました。外出先でも情報を活用して的確な判断を下すことができます。

たとえばマネージャは、外出先でも部下の動きやアラート情報を把握し、必要な支援を提供することができます。どこにいても仕事ができ、働き方改革の推進も期待できます。

まとめ:目的に即したBIツールを

BIツールでは多機能化が進んでいます。

中にはポータル機能を搭載しているツールもあり、表示されているデータから、販売管理システムや商品管理システムにアクセスすることもできるようになっています。自社内でどのように役立てるのかをイメージし、目的に則したBIツールを選択しましょう。

BIツールを選択する際に迷いが生じたら、今回の記事で取り上げた

  1. データの収集機能

  2. データ分析処理機能

  3. レポート機能

  4. ダッシュボード機能

  5. モバイル対応

の5点を1つずつ確認してみてはいかがでしょうか?それぞれの機能性に何を求めるのか、どこを特に重要視するのか、などが明確になれば、決め手となる要素が見えてくるかも知れません。

 

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