目次：[連載]BIのトリセツ
BIのトリセツその1 : 「BIツール」の使えるかどうかのを判断するための基礎知識
BIのトリセツその2 : 「BIツール」で何が変わる？ BIツールで解決できる2つの課題！ ＜本記事＞
BIのトリセツその3 : BIツールは何に使えるの？業務別ケーススタディ
BIのトリセツその4 : BIツールの選択に迷ったら確認すべき5つの機能性
BIのトリセツその5 : 階層別BIツール活用方法
BIのトリセツその6 : 実際に何ができる？ どこまでできる？ 事例から学ぶBIツール！
BIのトリセツその7 : あなたの会社に合ったBIツールはどれ？ 選定ポイントを解説！
BIのトリセツその8 : 「しくじり」から学ぶBIツール導入！　

クラウドサービスが普及し、昨今では、多くの人がスマートフォンやタブレットPCからさまざまなサービスを利用できる時代になりました。

これまでITという分野は、一部の専門知識を持った人向けでしたが、このすそ野が一気に拡大し、ビジネスに携わるすべての人が有効活用できる一般的なものになってきています。

つまり、IT技術の専門家がそれぞれの現場でどんなITソリューションを活用するのかを判断するいわゆるTechnical Decision Maker(TDM）から、それぞれの現場が主導権を持ってソリューションを決定して行くBusiness Decision Maker（BDM）に移ろうとしているのです。

BI（Business Intelligence）にも同様の動きが見られます。IT部門の手を離れ、ビジネス部門の方々が自在に活用できるツールが求められています。実際BIツールは、専門知識がないユーザーでも十分に使いこなすことが可能なのです。

BIツール導入前「ありませんか？ こんな課題」

「社内に蓄積されているデータは宝の山」といわれるように、社内データの活用に多くの企業が強い関心を寄せています。確かに宝の山かもしれません。企業が抱えている問題も、その解決策もデータを分析することで見つかります。

しかし、いざ取りかかってみると、次のような課題に直面してしまいます。

課題1. データがなかなか入手できない……

データを分析するためには、元データが必要です。ですが、その元データを管理している部署が異なる場合、そのデータを見つけ出すことから始める必要があります。そして多くの場合、このデータはタイムリーに手元に届きません。

データを取得できるのは権限が付与されたIT部門など、特定のIDの持ち主のみに限定されている場合も多く、データの入手、というのが一つ目のハードルとなりがちです。

また、届いたデータとは別のデータが必要になった場合、さらに時間がかかります。データは生ものです。個々のデータを入手するのに多大な時間と労力を要するようでは、いくらデータが宝の山と言われようとも、その多種多様の宝を有効活用することは現実的に考えて難しいでしょう。

もちろん、特定のIDを持っているIT部門の担当者ものんきに構えて意地悪をしているわけではありません。彼らは彼らでさまざまな日常的な作業や緊急性の高いトラブルの解決に忙殺されており、ビジネスの現場から寄せられる突発的なデータリクエストへの対応は後回しになりがちなのが現実です。

BIツールを導入することで、大量のデータが一元管理されるようになり、データの入手がリアルタイムで、容易に可能となるのです。

課題2. Excelでの集計に時間がかかる……

新鮮な大量データが手に入り、さっそく分析しようとしても、ここでまた別の問題が発生します。

現場の方の中には、どうしても分析スキルや操作に不安が残るという方も多いようです。集計したり、順番付けしたり、グラフ化するところまではどうにかできても、例えば、今どんな商品が売れているのかを洗い出す「ABC分析」などになると自信が持てない、という声もよく聞きます。

また、異なる複数のシステムから取り寄せたデータは、データの形式が異なる場合が多く、同じ顧客情報でも入力形式が違ったり、日付の形式が異なったりと、その統一作業だけでも大変な手間がかかります。

このようなこともあり、分析を開始するまでに手間と時間がかかってしまう上に、分析の精度にも個人の能力差が顕著に現れます。Excelのマクロを駆使できる方もいれば、グラフ作成もおぼつかない方もいます。分析担当者によって分析手法が属人化されている場合、その方がいなくなってしまうと継承することもできません。

また、会議や打ち合わせに必要な定型レポートの作成をIT部門に依頼する場合もやはり時間がかかります。IT部門も人手不足なのです。

BIツールを導入することで、データ形式も統一化され、高度な分析も瞬時に簡単に行えるようになるのです。

BIツール導入後「スピーディに課題解決！」

意欲はあっても知識に不安があるビジネス部門、知識はあっても時間が少ないIT部門。この両部門の課題を解決できると言われているのが、現場主導型のBIツールです。

企業内に散在する複数のシステムからデータを抽出する手段を開放することで、IT部門に依頼することなく、自在にデータを取り出すことができます。統計情報やSNSなど、社外情報を取り込むこともできるようになります。

BIツールは、担当や役職に応じて、必要なデータをビジュアルに表示するダッシュボード機能が提供されます。異なる切り口で見たい場合は、簡単な操作でデータの集計方法を変更できます。経営層は、受注したプロジェクトの進捗状況を把握したり、課題を見つけたりして、迅速な意思決定が可能となります。IT部門も、データ収集やレポート作成の依頼から解放され、本来の主要業務に専念できるようになります。つまり、現場、IT部門の両者にとってウィン・ウィンな状況で、かつ会社全体としてもデータありきのアプローチが可能となってくるので、BIツールを使いこなすことができれば、それだけでも事業経営にポジティブなインパクトを与えることが可能な場合もあるのです。

BIツール活用で「働き方改革」

最近では、「働き方改革」が注目されています。日本政府の主要な政策の1つとなり、多くの企業が労働時間の短縮に取り組んでいます。BIツールは時短においても威力を発揮します。会議向けの資料作成の時間を大幅に短縮できることはもちろん、会議の時間や開催数そのものの削減にも効果があります。

「長時間労働」は働き方における課題であることはもちろんですが、それだけでは十分ではありません 。働き方改革の本質は「生産性の向上」にあります。これを支援するのもBIツールの得意とするところです。

レポートから気づきを得て、作業場のムラやムダを見える化し、業務の標準化と作業手順の改善を実現します。標準化と改善のPDCAを繰り返すことで、限られた時間と人員で、効率性や生産性をアップすることが可能になります。

まとめ

「経営情報をリアルタイムに把握できない」「担当部門から必要とする資料がなかなか出てこない」「正確な経営情報を見たいのにデータにミスや漏れがある」などの課題を解決できるBIツール。ビジネスの最前線にとってはお客様満足度の向上、経営層にとっては意思決定の迅速化などに加え、労働時間短縮と生産性向上による働き方改革も実現できます。

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